Diserbu Seri 3: Merawat Ingatan Lembaga Lewat Tata Kelola Arsip

Batam - Arsip bukan sekadar kertas yang menua di sudut ruangan. Ia adalah ingatan lembaga, penanda kerja, dan saksi dari setiap proses demokrasi yang pernah dijalani. Kesadaran inilah yang mengemuka dalam kegiatan Diskusi Asyik Bareng Bawaslu (Diserbu) Seri 3 yang digelar Bawaslu Kota Batam, Rabu (11/2/2026), di Kantor Bawaslu Kota Batam.

Dalam diskusi bertema “Kebijakan Pengelolaan Persuratan dan Arsip di Lingkungan Bawaslu”, Ketua Bawaslu Kota Batam, Antonius Itoloha Gaho, menekankan pentingnya penataan arsip sebagai fondasi tertib administrasi dan akuntabilitas lembaga.

Antonius mengingatkan bahwa dokumen yang terserak, menumpuk, dan tidak terklasifikasi bukan hanya menyulitkan kerja, tetapi juga berpotensi menghilangkan data penting yang sewaktu-waktu dibutuhkan.

“Arsip kita perlu ditata, diidentifikasi, dan diklasifikasikan. Mana dokumen yang masih aktif, mana yang masa simpannya sudah habis, dan mana yang perlu dimusnahkan sesuai jadwal retensi arsip,” ujar Antonius.

Menurutnya, meskipun keterbatasan sarana seperti rak arsip masih menjadi tantangan, penataan yang baik tetap bisa dilakukan dengan pengelompokan, penandaan, dan pengkodean dokumen secara sistematis. Ia juga meminta jajaran sekretariat untuk secara bersama-sama merapikan dokumen yang tersebar, khususnya di sejumlah ruang dan lorong kantor.

Diskusi ini tidak berhenti pada pengelolaan arsip fisik semata. Koordinator Divisi SDM, Organisasi, dan Diklat Bawaslu Kota Batam, Ully Yushariyen Damanik, turut menyoroti pentingnya digitalisasi arsip dan ketertiban administrasi persuratan.

Ully mengingatkan bahwa setiap surat yang mengatasnamakan lembaga harus melalui mekanisme resmi, termasuk disposisi pimpinan, agar tidak terjadi kebocoran administrasi maupun tumpang tindih kewenangan.

“Kerja kelembagaan harus berbasis sistem. Surat tugas, SPPD, hingga dokumen pengawasan adalah bagian dari perlindungan lembaga dan perlindungan bagi jajaran yang bekerja di lapangan,” tegasnya.

Ia juga menyinggung pentingnya pengelolaan RCIP (Rekaman Capaian Informasi Pemilu) yang selama ini kerap dianggap sepele, padahal menjadi sangat krusial ketika dibutuhkan sebagai bukti kerja dan pertanggungjawaban.

Sebagai pemantik diskusi, Zaqiya, Staf Divisi Penanganan Pelanggaran Bawaslu Kota Batam, memaparkan materi kearsipan yang menyoroti kebijakan persuratan, jadwal retensi arsip, serta risiko kerentanan data jika arsip tidak dikelola secara profesional.

Diskusi berlangsung dinamis dan reflektif. Di ruang itu, arsip tidak lagi dipandang sebagai beban administrasi, melainkan sebagai ruh kerja lembaga, sunyi, tetapi menentukan. Dari lembaran-lembaran itulah sejarah pengawasan pemilu ditulis dan kelak dipertanggungjawabkan.

Kegiatan Diserbu Seri 3 ini dihadiri oleh Ketua dan Anggota Bawaslu Kota Batam, jajaran sekretariat secara langsung, serta staf lainnya yang mengikuti melalui zoom meeting. Diskusi ini menjadi lanjutan dari seri sebelumnya, sebagai ruang belajar bersama untuk memperkuat tata kelola kelembagaan Bawaslu Kota Batam, baik pada masa tahapan maupun non-tahapan pemilu.