Esther: Kearsipan yang Baik Menentukan Kualitas Pengawasan

Batam - Pengawasan pemilu yang kuat tidak lahir begitu saja dari ruang sidang atau meja pengawas. Ia tumbuh dari sesuatu yang sering luput mendapat perhatian: administrasi yang tertib dan arsip yang terkelola dengan baik. Gagasan itu mengemuka dalam Bimbingan Teknis Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan di Lingkungan Bawaslu Kota Batam yang digelar di ruang rapat Kantor Bawaslu Kota Batam, Kamis (25/6/2026).

Kegiatan tersebut menghadirkan Kepala Sekretariat Bawaslu Kota Batam, Esther Irianti Lombogia, sebagai pemantik diskusi. Di hadapan jajaran pimpinan, pejabat struktural, dan staf sekretariat, Esther menekankan bahwa tata kelola administrasi dan kearsipan memiliki peran strategis dalam mendukung pelaksanaan tugas pengawasan pemilu.

Menurut Esther, pengawasan yang baik tidak dapat dipisahkan dari administrasi yang baik. Sementara administrasi yang baik hanya dapat terwujud apabila didukung oleh sistem kearsipan yang tertata, mudah diakses, dan dikelola sesuai kaidah yang berlaku.

“Pengawasan yang baik harus didukung oleh administrasi yang baik, dan administrasi yang baik harus didukung oleh kearsipan yang baik,” tegas Esther saat membuka materi pengantar kegiatan.

Pernyataan tersebut menjadi benang merah dalam pelaksanaan bimbingan teknis yang bertujuan meningkatkan pemahaman seluruh jajaran Bawaslu Kota Batam mengenai pentingnya pengelolaan dokumen dan arsip kelembagaan. Dalam pelaksanaan tugas pengawasan, setiap surat, laporan, rekomendasi, hingga dokumen hasil pengawasan merupakan bagian dari memori organisasi yang harus dijaga keberadaannya.

Bagi Bawaslu, arsip bukan sekadar kumpulan berkas yang tersimpan di lemari atau rak penyimpanan. Arsip adalah jejak perjalanan kelembagaan, rekam kerja pengawasan, sekaligus bukti akuntabilitas yang sewaktu-waktu dapat menjadi rujukan dalam pelaksanaan tugas maupun pelayanan publik.

Melalui kegiatan ini, peserta diajak memahami pentingnya tata naskah dinas, pengelolaan surat masuk dan keluar, klasifikasi arsip, hingga sistem penyimpanan dokumen yang efektif dan efisien. Penguatan kapasitas tersebut dinilai penting untuk menciptakan budaya kerja yang tertib administrasi dan mendukung profesionalitas lembaga.

Suasana diskusi berlangsung interaktif. Berbagai pengalaman dan tantangan dalam pengelolaan administrasi turut menjadi bahan pembelajaran bersama. Para peserta tidak hanya memperoleh pemahaman teknis, tetapi juga diajak melihat bahwa kualitas pengawasan tidak hanya ditentukan oleh kerja di lapangan, melainkan juga oleh ketelitian dalam mengelola setiap dokumen yang menjadi bagian dari proses pengawasan itu sendiri.

Melalui bimbingan teknis ini, Bawaslu Kota Batam terus memperkuat fondasi tata kelola kelembagaan. Sebab di balik setiap arsip yang tersimpan rapi, terdapat tanggung jawab besar untuk menjaga integritas, profesionalitas, dan keberlanjutan kerja pengawasan demokrasi.